Instructie – Commissie Financieel Beheer GKN

INSTRUCTIE DEPUTATEN COMMISSIE FINANCIEEL BEHEER

Artikel 1 Begripsomschrijving

Gereformeerde Kerken Nederland (GKN): het verband van de Gereformeerde Kerken in Nederland.
Commissie Financieel Beheer (CFB): het door de generale synode van de GKN benoemde deputaatschap dat tot taak heeft de gezamenlijke financiële- en beheerszaken te behartigen.

Artikel 2 Benoemingen

De leden van de CFB worden door de generale synode benoemd, geïnstrueerd en ontslagen, behoudens het gestelde met betrekking tot de quaestores in art. 12 lid 1

Artikel 3 Principe

De leden van de CFB vertegenwoordigen naar art. 52 van de kerkorde de generale synode van de GKN, overeenkomstig de bepalingen van deze instructie.

Artikel 4 Taakstelling

De leden van de CFB regelen zelf hun arbeid. Zij kiezen uit hun midden een voorzitter en een secretaris.
De voorzitter en de secretaris zijn bevoegd voor de CFB te tekenen.
De leden van de CFB zijn verplicht, alles uit te voeren wat hun door of vanwege de generale synode wordt opgedragen.
a. Zolang zij niet door of vanwege de generale synode zijn gedechargeerd, blijven zij voor al hun handelingen verantwoordelijk.
b. Dechargering en controle van de financiën over het afgelopen kalenderjaar, door de kerk die daartoe door de generale synode is aangewezen, dient uiterlijk in het derde kwartaal van het volgende kalenderjaar plaatsgevonden te hebben. Anders geschiedt dechargering stilzwijgend.

Artikel 5 Onkostenvergoedingen

Al de kosten, verbonden aan de uitvoering van hun arbeid, kunnen de leden declareren bij de CFB onder overlegging van de daarop betrekking hebbende nota’s of kwitanties.
Reiskosten per openbaar vervoer worden vergoed op basis van een 2e-klas treinkaartje. Reiskosten per auto worden vergoed op basis van de door de overheid vastgestelde belastingvrije kilometervergoeding.
Kosten verbonden aan het gebruik van de computer worden vergoed op basis van 10 cent per vel papier.
Degenen die van declareren afzien kunnen een verklaring van de kosten die men had mogen declareren verkrijgen ten behoeve van de belastingaangifte.
Arbeid, op lastgeving van de CFB door derden verricht, mag gehonoreerd worden.

Artikel 6 Rapportage

De CFB brengt steeds in de maand september van het jaar dat de generale synode vergadert aan de synode rapport uit van haar werkzaamheden in de periode vanaf de voorgaande synode en van de financiën. Deze rapportage bevat alle relevante zaken en ook de beslissingen die genomen zijn overeenkomstig art. 12 van deze Instructie.
De CFB stelt de generale synode in de maand september van het jaar dat de synode bijeenkomt een begroting voor de volgende drie kalenderjaren en voor het quotum per ziel voor.
De CFB rapporteert en doet rekening en verantwoording met overlegging van de desbetreffende boeken en bescheiden zo vaak en voor zover dit door de generale synode gevraagd wordt.
Zo vaak dit door of vanwege de generale synode gevraagd wordt, zullen zij alle boeken, waarden en bescheiden ter beschikking stellen aan wie de generale synode daarvoor aanwijst, terwijl zij daarbij alle gevraagde inlichtingen zoveel mogelijk zullen geven.

Artikel 7 Externe expertise

De CFB is gerechtigd voor de uitvoering van bepaalde taken externe personen in te schakelen.
De kosten voor deze inschakeling worden uit de kas van de CFB betaald. Deze kosten moeten uit de financiële reserve van de CFB betaald kunnen worden en mogen niet leiden tot vermindering van uitkering van op grond van deze instructie toegezegde steunbedragen en overige gelden.

Artikel 8 Rechten en plichten

De leden van de CFB zijn tot geheimhouding verplicht over alles wat hen bij de uitoefening van hun functie bekend is geworden en waaromtrent geheimhouding is opgelegd, dan wel waarvan het vertrouwelijk karakter redelijkerwijze kan worden vermoed.
De leden van de CFB zijn gerechtigd tot het doen van voordrachten voor (her)benoemingen van leden van de CFB. Bij (her)benoemingen dient rekening gehouden te worden met de continuïteit van de werkzaamheden.
De (leden van de) CFB is (zijn) gerechtigd de generale synode gevraagd en ongevraagd van advies te dienen.

Artikel 9 Hulpvragende theologiestudenten

De CFB zal, als dit nodig is, theologiestudenten financiële steun verlenen naar art. 19 van de kerkorde. De CFB is daarbij gebonden aan het Reglement betreffende de studiefinanciering voor theologiestudenten die lid zijn van één van de Gereformeerde Kerken Nederland (GKN).

Artikel 10 Financiën

De CFB zal eens in de drie jaar op basis van de gelden die benodigd zijn voor de uitvoering van haar taken een quotum per ziel vaststellen, d.w.z. een omslag over alle leden van de GKN. De CFB is bevoegd om, met in achtneming van het gestelde in de leden 5 en 6 van dit artikel 10, tussentijdse verhogingen van maximaal 25% of verlagingen van het quotum door te voeren op basis van recente ontwikkelingen.
De inning van het quotum en het beheer van de gelden is opgedragen aan de CFB, die tevens zorgdraagt voor uitbetaling van de op grond van deze instructie toegekende steunbedragen en overige gelden.
De CFB zal geen betalingen verrichten, waartoe zij geen machtiging ontving.
De CFB voert een duidelijke en transparante administratie.
De CFB stelt vast welke financiële reserve gewenst is om ongewenste grote schommelingen in de quota te voorkomen. De CFB is gemachtigd om het quotumbedrag per ziel over de jaren heen te egaliseren door middel van het heffen van een lager dan wel hoger bedrag per ziel dan noodzakelijk is.
Wanneer er een overschot ontstaat, dient dit te worden aangewend voor verlaging van het quotum in de volgende jaren.
Alle gelden, die niet voor kasgeld nodig zijn, dienen te worden bewaard bij een solide bankinstelling.

Artikel 11 Quaestores

De CFB benoemt een quaestor 1 en een quaestor 2.
De quaestores zijn krachtens hun functie lid van de CFB in alle rechten en plichten, uitgezonderd stemrecht. Alleen indien de generale synode van de GKN de benoeming door de CFB, genoemd in lid 1, bevestigt, heeft een quaestor stemrecht. Een dergelijke bevestiging van de benoeming door de CFB is niet per se noodzakelijk voor een quaestor, in dat geval blijft de quaestor als lid van de CFB het stemrecht onthouden. De CFB en de generale synode van de GKN zijn bevoegd een quaestor te ontslaan.
De quaestor 1 is primair verantwoordelijk voor de financiële administratie.
De quaestor 1 betaalt aan de leden de gemaakte kosten (reis- en vergaderkosten etc.) na accordering door de voorzitter of de secretaris (accordering kan per mail geschieden). De quaestor 1 toetst marginaal of de uitgaven gedaan zijn in overeenstemming met art. 5 lid 1 van deze instructie. Bij geschil beslist de CFB.
De quaestor 1 betaalt op tijd alle steunbedragen en overige gelden die op grond van deze instructie zijn toegezegd.
In het eerste kwartaal van het kalenderjaar maakt de quaestor een overzicht van de begrote en werkelijke inkomsten en uitgaven van het afgelopen kalenderjaar.
De quaestor 1 legt voor het gevoerde beleid verantwoording af aan de CFB.
De quaestor 2 staat de quaestor 1 terzijde en verricht de werkzaamheden van quaestor 1 als quaestor 1 zijn werkzaamheden (tijdelijk) niet kan verrichten en de betalingen geen uitstel gedogen.
De quaestor 1 werkt zodanig transparant dat de quaestor 2 de werkzaamheden genoemd in lid 8 kan verrichten.

Artikel 12 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de CFB. De CFB zal deze beslissingen rapporteren aan de generale synode van de GKN.

Aldus vastgesteld op 18 november 2023 door de Generale Synode van Kampen.
Deze Instructie vervangt de Instructie van 3 oktober 2020.